El programa Power Point es especialmente indicado para realizar las diapositivas que se utilizan en las presentaciones.
El objetivo de esta lectura es aprender las funciones principales para la realización de presentaciones efectivas.
Parte de un enfoque eminentemente práctico y se centra en obtener las diapositivas deseadas de modo fácil y rápido.
Antes de la realización de las transparencias es conveniente ordenar las ideas que deseamos transmitir y preguntarnos:
¿Qué queremos contar?
¿A quién?
¿Cuál es el modo mas efectivo de comunicar mis ideas teniendo en cuenta las circunstancias?
Debemos realizar una planificación previa de la presentación delimitando el orden en el que vamos a exponer las ideas y el tiempo que empleará en cada parte.
Muchas exposiciones se estructuran en tres partes:
1) Introducción. Planteamiento de la cuestión o situación actual. Es importante captar la atención del público desde el principio. Y suele ser aconsejable comunicar a la audiencia que esquema vamos a seguir en la exposición. Plantear la cuestión o los problemas a tratar y transmitir que orden vamos a seguir para que el público tenga un esquema mental claro desde el principio.
2) El desarrollo. La parte extensa en donde se analizan los contenidos de modo ordenado. Por ejemplo comenzando con los aspectos más generales para pasar a los más específicos. Y agrupando los aspectos a tratar por temas.
3) Conclusión. Algunos expositores parecen que no saben cuando terminar, ni en que parte de su discurso. Se debe tener previsto como terminar la exposición. Se exponen las conclusiones finales.
La elaboración de las diapositivas que acompañan la exposición verbal sirven de ayudas visuales y facilitan la comunicación. El seguir unas reglas simples facilitará el éxito de las presentaciones.
Reglas prácticas para la elaboración de las diapositivas:
A) Piense siempre en su público. La diapositiva, debe poder leerla la última persona de la última fila. Un poco de consideración con los que tienen problemas visuales.
B) No sobrecargue la diapositiva con excesivo texto e imágenes. Normalmente la transparencia es un guión y no todo debe ir en la misma. Algunas diapositivas tienen una solo palabra.
C) Pensar desde el principio que combinación de colores se utilizarán. La estética seleccionada tomará en consideración el tema, el público y otras circunstancias como la hora, el día y el entorno de la presentación.
D) No seleccionar un número excesivo de colores ni de combinaciones de colores.
E) Mantener la coherencia formal y la estética elegida a lo largo del conjunto de diapositivas que vamos a utilizar en una presentación.
F) Es aconsejable mantener la unidad lógica de la presentación. Por ejemplo poner un solo color a todos los títulos de las transparencias, otro color para los subtítulos.
G) Tener presente que cada color transmite un cierto significado.
H) Trate de comunicar visualmente. Incorpore elementos de comunicación visual como gráficos, diagramas o fotografías.
I) La comunicación debe tener una cierta dinámica y la secuencia de proyecciones debe contribuir a mejorar la fluidez de la presentación de los datos e ideas.
I) Compruebe el resultado final para evitar cualquier contra tiempo a la hora de la exposición.
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